L’inaptitude, prononcée lorsque l’état de santé du salarié est incompatible avec le poste de travail, ne peut être prononcée qu’après un examen médical du salarié, une étude de son poste et des conditions de travail, la réalisation d’une fiche d’entreprise actualisée et un échange avec le salarié et l’employeur. L’avis d’inaptitude peut être envisagé par le médecin du travail à l’occasion de toutes les visites dont bénéficie le salarié. Le modèle d’avis d’inaptitude est fixé par l’arrêté du 16 octobre 2017.
Pour chaque entreprise, l’équipe pluridisciplinaire établit et met à jour régulièrement une fiche d’entreprise dans l’année qui suit l’adhésion au service de santé au travail (Article R.4624-47 du Code du travail). Elle est obligatoirement réalisée et mise à jour avant toute déclaration d’inaptitude médicale d’un salarié à son poste de travail. (Article R.4624-42 du Code du travail).